Trong văn bản hướng dẫn nêu lại Khoản 3 Điều 2 Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT quy định: “Bản chính văn bằng, chứng chỉ chỉ cấp một lần, không cấp lại”. Vì vậy, không được cấp lại bản chính văn bằng, chứng chỉ trong bất cứ trường hợp nào.
Bản chính văn bằng, chứng chỉ không được cấp lại trong bất cứ trường hợp nào (Ảnh: Phạm Thịnh)
Khoản 1 Điều 21 Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT quy định những trường hợp được chỉnh sửa nội dung văn bằng, chứng chỉ cho người học: a) Sau khi được cấp văn bằng, chứng chỉ, người học được cơ quan có thẩm quyền cải chính hộ tịch theo quy định của pháp luật về cải chính hộ tịch; b) Các nội dung ghi trên văn bằng, chứng chỉ bị ghi sai do lỗi của cơ quan cấp văn bằng, chứng chỉ. Ngoài hai trường hợp nêu trên, người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ không được phép chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ đã cấp cho người học.
Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định: "Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với giấy khai sinh của người đó." Do đó, khi làm các thủ tục cấp văn bằng, chứng chỉ cho người học, người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ có trách nhiệm xác định chính xác các nội dung liên quan đến nhân thân ghi trên văn bằng, chứng chỉ căn cứ vào giấy khai sinh của người học.
Người học có trách nhiệm cung cấp chính xác các thông tin để ghi trên văn bằng, chứng chỉ. Trước khi cấp phát văn bằng, chứng chỉ, người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ cần đưa thông tin sẽ ghi trên văn bằng, chứng chỉ cho người học để người học kiểm tra tính chính xác của thông tin.
Trong trường hợp nội dung về nhân thân của người học đã ghi trên văn bằng, chứng chỉ không khớp với bản chính giấy khai sinh do lỗi của người học như cung cấp bản sao chứng thực giấy khai sinh sai so với bản chính, mượn giấy khai sinh của người khác để đi học, có nhiều giấy khai sinh khác nhau,... thì người có thẩm quyền cấp văn bằng, chứng chỉ không có trách nhiệm chỉnh sửa văn bằng, chứng chỉ.
Về hình thức ghi văn bằng, Văn bản hướng dẫn trích điều 4 và điều 45 Luật Giáo dục xác định: nếu người học theo học chương trình giáo dục chính quy thì ghi “Hình thức đào tạo” là “Chính quy”, nếu theo học chương trình giáo dục thường xuyên thì chỉ ghi một trong ba hình thức: “Vừa làm vừa học”; “Học từ xa”; “Tự học có hướng dẫn”. Người học theo học chương trình giáo dục thường xuyên theo hình thức đào tạo nào thì trên văn bằng ghi hình thức đào tạo đó.
Về việc ghi tên tiếng Anh trên văn bằng, Quyết định nêu rõ: Thông thường tên tiếng Anh của cơ sở giáo dục phải được xác định trong quyết định thành lập hoặc quyết định cho phép thành lập cơ sở giáo dục; tên ngành đào tạo phải được xác định trong Chương trình khung giáo dục đại học, trung cấp chuyên nghiệp do Bộ trưởng Bộ GD&ĐT ban hành và hồ sơ đăng ký để được mở ngành đào tạo
Cách xử lý khi phát hiện bản chính văn bằng, chứng chỉ không khớp với giấy khai sinh của người học khi cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc, văn bản hướng dẫn trích Khoản 1 Điều 27 Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT quy định: “Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc văn bằng, chứng chỉ xem xét, kiểm tra tính hợp pháp của việc yêu cầu cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ, đối chiếu với sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu. Nội dung bản sao văn bằng, chứng chỉ phải đúng với nội dung đã ghi trong sổ gốc”.
